クラウド会計とは

クラウド会計とは、インターネット環境下においてパソコンやタブレット、スマートフォンのブラウザやアプリで操作が可能な会計ソフトのことです。従来のインストール型のパッケージソフトウェアに比べて、自動仕訳入力といった技術革新の進展に大きな特徴があり、また、一番の魅力がそこにあります。

 

常に最新版が利用できる

会計基準や税法をはじめとする経理業務の関連法規は毎年改正が行われます。必ずしもすべてのユーザーに影響を与えるものではないものの、最新のルールに準拠した会計ソフトが使えるのは大きな安心につながります。また、会計ソフトのインターフェイスや操作性も、技術の進化やデザインの変化に伴いアップデートされます。インストール型の会計ソフトでは、関連法規の改正やOSのバージョンアップに買い替えが必要となるなど相対的にコストパフォーマンスが悪く、もし、買い控えていれば古いルールで決算や確定申告を行うことになり、単純な間違えや思わぬ節税の見逃しなども起こりかねません。

いつでも、どこでも、どの端末でも利用できる

クラウドの最大の特徴とも言えるでしょう。パソコンにインストールするのではなくブラウザやアプリで利用するため、インターネットの環境さえあれば、パソコンやタブレット、スマホなどの端末はもちろんのこと、時間や場所さえも選ばず利用可能です。例えば、待ち合わせのカフェや、移動中の電車やタクシーの中でさえ利用できます。また、これらの特徴を生かして、サテライトオフィスの拡充やテレワークなど今後多様化する働き方に対応することができます。かつては、会計ソフトがインストールされたパソコンを利用するために、出張先からわざわざオフィスへ戻る必要があったほか、オフィスで入力の順番を待つような時代もありました。

すぐに情報共有できる

クラウド上で操作が可能であるということは、複数の端末で複数人が同時に操作を行うことが可能となります。例えば、複数の入力担当者が入力を終えたあとに、上司はその入力のチェックや承認をすぐに行ことができれば、大きな時間の削減につながることになります。紙での伝達によるタイムラグや連携のミスで誤った情報が伝わることも防ぐことができます。また、入力後の修正も即時に行うことができることから、大幅な業務の効率化を実現できます。また、税理士など外部のアドバイザーをクラウド会計に招待することで、タイムラグを抑えて内容を確認することができ、節税に向けた税務相談をはじめ、資金需要や税金のシミュレーションといった質の高いサービスをタイムリーに行うことができます。

銀行口座やクレジットカードの取引明細などを自動で取得

銀行口座のインターネットバンキングや、クレジットカードのWeb明細サービスを申込んだうえで、クラウド会計と連携することにより、日々の口座残高や取引の明細データを各々のページにログインする必要なくクラウド会計上で確認することができます。また、一定の条件により、データを取り込むのと同時に自動で仕訳が入力されるようになるほか、取込み回数が多くなればなるほど、仕訳入力の精度が上がっていきます。従来は、銀行の通帳を見ながら、パソコンの画面に向かって入力することが当たり前でした。通帳の記帳や会計事務所との資料の受渡しなどに伴うタイムラグや、マニュアルによる入力ミスも誘発したりするなどの課題も多くありました。

 

見積書・請求書・納品書の作成・管理も一元化

一定のカスタマイズが可能なテンプレートに該当する項目を入力するだけで見積書・請求書・納品書の作成が完了します。スマホでできるので複数の担当者が同時に作成することも可能です。請求書を作成するだけで、売上と売掛金が計上され、入金時にはワンクリックで消込も行えるなど経理処理も簡単に完了します。また、電子メールのみならず、面倒な封筒詰めや郵送も自ら行うことなくワンクリックで終了です。

POSやCRMなど外部のクラウドサービスとの拡張性も高い

クラウド技術の向上と浸透に伴い、会計ソフト周辺の業務システムもクラウド化が進んでいます。例えば、POS(Point Of Sales)レジやCRM(Customer Relationship Management:顧客管理システム)などによる膨大な販売データや顧客データもクラウド会計へ簡単に取り込むことができます。開発のスピードやメンテナンスのしやすさからAPI(Application Programming Interface:汎用性の高い機能を気軽に利用できるようにするしくみのこと)を公開しているクラウドサービスも多く、売上の記録はもちろんのこと、他のクラウドサービスからの蓄積されたデータや情報とつながることで、これまでとは違った新たな情報を入手することができ、売上の拡大に向けてさまざまな分析と対策が可能となります。

グラフを使った視覚的に分かりやすい経営レポートの自動作成

クラウド会計は、上記で述べたインターネットバンキングなどとの連携により入力業務の省力化が図られることに加え、会計による経営状況の可視化にも貢献できます。売上高の推移や経費の内訳、資金繰りの状況など、経営の分析に必要なレポートが数表のみならずグラフでさえも自動で作成され確認することができます。従来では、入力や決算の処理を終えた後に、データを整理して数表やグラフといった説明資料を作っていました。資料を作るコストもさることながら、資料を見る頃には情報の鮮度も落ちてしまい、打つべき手が手遅れになることもありました。

セキュリティに対する堅牢性が高い

クラウドと聞けば、ハッキングなどによるデータの漏洩リスクが思い浮かぶと思います。しかし、クラウド上の通信はすべて暗号化されているほか、クラウド会計が運用され、データが保存されるデータセンター自体は堅牢なセキュリティを完備しています。一方で、インストール型の会計ソフトについてもインストールしたパソコンの紛失や故障、ウィルス感染といったセキュリティリスクもあります。

情報の漏洩について、経営者にとって、ついつい敏感になりがちですが、会計データが漏洩することによる被害は、会計データ自体の利用方法が限定的であるため、他の個人情報に比べて直接的に大きな被害にはつながらないものと考えることもできます。

会計や簿記の深い知識が不要

インストール型の会計ソフトは、企業の経理担当者や会計事務所の職員など一定の簿記知識を持っているユーザーを想定して設計されてきた歴史があり、専門色の濃いインターフェイスが特徴です。一方でクラウド会計においては、ユーザーを選ばないインターフェイスを特徴としており、項目を見ながら選択するだけなので直感的な操作が可能となります。個人事業主や起業間もない経営者など、これまで、簿記や会計に抵抗があったユーザーにとっても受け入れやすく、一度操作方法を覚えてしまえば、継続して利用できるインターフェイスデザインのものが多いです。もちろん、ある程度の専門色を残したものもあり、好みに合わせた選択が可能となっています。

なお、クラウド会計の主なデメリットや課題としては、

(1) 月額、年額で費用がかかること

(2) インターネット環境に依存すること

(3) スキャン・OCRの読み取り精度の問題

(4) セキュリティに関する心理的な不安

を挙げることができます。

(1) 月額、年額で費用がかかること

インストール型の会計ソフトは、一括での買取り方式が基本となり、その後の利用料は必要ありません。一方でクラウド会計は、サブスクリプションモデルで使い続ける限り利用料は必要となり、使用頻度が高くない小規模なユーザーにとっては小さくない負担となります。

(2) インターネット環境に依存すること

インターネット環境さえあれば、どこでも利用ができるクラウド会計にとって、インターネット環境が整ってないところであればまったくの無力となります。アクセスの集中などにより速度が遅くなった場合のストレスは、決して気持ちの良いものではありません。

(3) スキャン・OCRの読み取り精度の問題

レシートや領収書のスキャナやスマホ撮影による取込みは、大変便利な一方で、その精度にはまだまだ改善の余地が大きいものです。特にレシートに関しては、店舗によって様式や情報が多様であることから、OCRによる解析で金額を誤って読み取るほか、日付をまったく認識しないケースもあります。軽減税率の適用によって、さらに複雑なレシートの構成になりました。

(4) セキュリティに関する心理的な不安

いくらデータセンターの堅牢性をアピールされたところで、クラウド会計に銀行口座やクレジットカードの情報を読み取られてしまうことは、セキュリティ面において心理的な不安は拭えないでしょう。

会計ソフト単体の金額で考えると、クラウド会計のソフトは金額の負担が大きくなる方もいます。

ただし、入力の手間の削減、業務の効率化まで含めて考えた場合、クラウド会計ソフトをおすすめいたします。